Objectif 1: Organiser les activités logistiques

v  Mise en œuvre des achats :

Ø  Réceptionne et centralise les demandes d’achats,

Ø  Effectue le suivi des contrats et d’achats.

Ø  Contrôle la conformité des articles (quantitatif, qualitatif, contrefaçons).

Ø  Effectue les cotations et respecte les procédures WeWorld-GVC et, bailleurs.

Ø  Effectue les achats

v  Achats :

Ø  S’assure que le suivi des procédures WeWorld-GVC et bailleurs, soient respectés.

Ø  Centralise les demandes d’achat de la Base, les analyse, effectue les cotations ; Effectue les Bons de commandes des fournisseurs, quand les achats doivent se faire sur le capital, transmet les DA au Responsable approvisionnement

Ø  Après validation, effectue les achats locaux ;

Ø  Assure l’acheminement et le suivi du matériel jusqu’à la base ou lieu de destination.

Ø  Remet les factures à l’administrateur.

Ø  Archive les documents en version papier et scanné, (DA, BCF, devis et cotations, copie facture…)

Ø  Met à Jour le suivi des achats

Ø  En collaboration avec les responsables programmes et admin, planifie les achats.

v  Relation avec les fournisseurs :

Ø  Négocie les prix et les conditions de vente (délais, S.A.V., garanties, pénalités de retard etc.).

Ø  Avec l’appui du Responsable Approvisionnement contractualise, met en place les procédures propres à chaque fournisseur (employés habilités, conditions de   livraison, mode de règlement).

Ø  Met en place les fichiers fournisseurs, mise en concurrence.

Ø  Etablit les mises à jour mensuelles des prix.

Ø  Avec le responsable approvisionnement, établit les contrats fournisseurs : selon les procédures WeWorld-GVC.

Ø  Avec le responsable approvisionnement, établit les contrats transporteur : selon les procédures WeWorld-GVC

Organisation et gestion des stocks

Ø   Contrôle des entrées et sorties de matériel du stock de la base

Ø  Effectue des missions périodiques aux CDS des camps de réfugiés pour le contrôle entrées et sorties de l'entrepôt de matériel du CDS géré par WWGVC.

Ø  Veuille à ce que les procédures de gestion de stock soient respectées (identification par programmes, bailleurs, stockage par famille items, fiche de pille etc…)

Ø  Veuille à ce que les bons formats de gestion de stock soient utilisés ;

Ø  Evite toute rupture de stock (Informe les chefs de projet à temps).

Ø  Veuille à ce que le stock soit bien entretenu et sécurisé (propreté, dératisation, sécurisation des axes de passage).

Ø  Veuille à ce que les classeurs de gestion de stock soient mis à jour (fiche de stock, way bill, bon d’entré, don de sortie, bon de livraison etc.).

Ø  Veuille à ce qu’un inventaire physique mensuel soit effectué.

Ø  Veuille à ce que la règle de première entrée/ première sortie, soit respectée.

Ø  Contrôle des produits, afin d’identifier les dates de péremption.

v  Transport

Ø  Assurer les envois et réceptions de l’ensemble des frets de sa base.

Ø  Etre en charge de la mesure et du pesage de tous les éléments en stock. Ces informations devront être transmises à ses supérieurs mensuellement et/ou sur demande.

Ø  Prioriser tous les envois d’urgence (programme) vers les différents lieux d’activités, il est le garant de ces envois.

Ø  Charger de diffuser l’information régulièrement sur l’état des envois de matériel à ses supérieurs.

Ø  Tenir informer les différents responsables concernés par les envois et réceptions de matériel lors des expéditions.

Ø  Lors d’un transport, s’assurer que les documents standard de WW-GVC soit utilisé (Way bill, bon de livraison interne, packing list) etc.

Ø  Coordonner avec les programmes etc.  Pour la réception et l’envoi de matériel ;

Ø  En collaboration avec le Responsable Approvisionnement, établir les contrats transporteur : selon les procédures de WW-GVC

v  Gérer la réhabilitation et la maintenance

Ø  Assurer la construction, la réhabilitation et la maintenance des structures nécessaires au fonctionnement de la base : bureaux, programmes, entrepôt.

Ø  En collaboration avec le chef d’antenne base et coordinateur logistique met en œuvre les moyennes sécurités de la base.

v  Gérer le parc voitures et motos (véhicule), de la base

Ø  Assure le suivi de la flotte (réparation, maintenance, consommation) ;

Ø  Assure la mise en place du planning d’utilisation des véhicules ;

Ø  Veille à l’utilisation adéquate des véhicules ;

Ø  S’assure que chaque véhicule soit rentré à la base aux heures de sécurité définies, lorsque que le véhicule est prévu de rentrer à la base.

Ø  En collaboration avec les chauffeurs, s’assure de la mise à jour des log book, inventaire équipements ;

v  Groupe Electrogène;

Ø  Assure le suivi des maintenances, et consommation du générateur,

Ø  S’assure que le groupe électrogène soit correctement dimensionné au besoin de la base,

Ø  S’assure que le groupe électrogène, selon sa puissance, ne dépasse pas les heures autorisées de fonctionnement par jour ;

v  Gestion des équipements durables 

Identifie, inventorie, suit les affectations de l’ensemble des équipements durables de la Base :

Ø  Est responsable de l’ensemble des équipements durables de la Base,

Ø  Est responsable de la réception des équipements durables destinés à la Base,

Ø  Doit s’assurer que l’ensemble des équipements durables figurent dans l’inventaire des équipements de WEWORLD-GVC,

Ø  S’assure de la mise à jour mensuelle de l’état de parc,

Ø   S’assure que tous les équipements durables soient codifiés

Ø  En aucun cas il ou elle devra supprimer un équipement durable de l’inventaire,

Ø  Si un matériel est HS, ce dernier devra être envoyé à la coordination avec : fiche identification, fiche de panne avec note explicative ;

Ø  Fait signer une fiche de responsabilité en double exemplaire à chaque personnel de la base qui recevra un équipement, une copie restera au bureau, et l’autre restera avec la personne qui aura reçu le matériel

Ø  En collaboration avec le Coordinateur logistique, s’assure que chaque équipement durable ait une fiche d’identification.

Ø  Lorsqu’une panne affecte un équipement, avant toute action il devra en aviser son responsable hiérarchique ainsi que le Coordinateur logistique, et devra vérifier si le matériel est encore sous garanti. L’ensemble des pannes, devront être mentionnées dans la fiche d’identification, avec une note explicative.

v  Gestion et suivi du parc ITC:

En collaboration avec le responsable ITC/Base de données:

Ø  Assure les mises à jour des programmes (Windows, antivirus) etc.

Ø  Organise les back up, en collaboration avec le chef d’Antenne et les responsables programmes,

Ø  S’assure du bon fonctionnement, et traitement du parc informatiques.

Ø  Fait remonter toutes les anomalies via un rapport écrit au responsable ITC.

Ø  S’assure que chaque matériel soit correctement protégé, soit par un stabilisateur, soit par un onduleur;

Ø  S’assure que le matériel soit correctement protégé de la poussière.

v  Rapports

Ø  Rapport logistique mensuel (carburant, maintenance véhicules, stock, achat) etc.

Ø  Rapport des incidents au chef d’antenne,

Ø  Mise à jour de la liste d’équipements.

Objectif 2 : En collaboration avec le Chef d’antenne, encadrer l’équipe logistique

v  Activités:

Ø  Etablit le planning hebdomadaire de travail et le communique au Chef Logistique Central et au Chef d’Antenne ;

Ø  Délègue les activités et contrôle leur bonne exécution ;

Ø  Organise des sessions de formation au personnel du projet intéressé par l'utilisation des outils logistiques,

Ø  Mène les entretiens d’évaluations,

Ø  Apporte un soutien technique à l’équipe si nécessaire,

Ø  Suit les congés et les jours de récupération,

Ø  Contribue à l’organisation du recrutement du personnel logistique dans les aspects administratifs et techniques;

Divers.

Ø  Le respect des protocoles de sûreté et de sécurité de WW-GVC fait partie intégrante de son travail, de ce fait, il sera le premier responsable de sa sécurité et sureté individuel et professionnel.

Ø  S’engage au respect des procédures internes de l’organisation en suivant le Règlement d’Entreprise et Manuel Opérationnel Local (MoL), ainsi que les Politiques globales de WWGVC (PSEA, Sauvegarde de l’Enfant, Anti-fraude, etc.)

Ø  Transmet toutes les informations liées à la sécurité au Coordinateur Logistique.

Ø  Assure d'autres responsabilités ou tâches qui sont confiées par le Superviseur hiérarchique en fonction des besoins du département.

Niveau d’études/

diplôme spécifique

• Rigueur, sens de l’organisation, honnêteté, flexibilité
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance informatique
• Qualités organisationnelles
• Suivi budgétaire;
• Connaissance de base en énergie, mécanique, construction

• Expérience professionnelle de 3 ans dans le secteur de la logistique
• Expérience avérée dans la chaine d’approvisionnement (Achat/transport/Stock)
• Expérience en management d’équipe

• Sens de la confidentialité
• Empathie
• Bonne expérience écrite et orale
• Bonne capacité de communication et d’adaptation
• Esprit d’innovation
• Capacité d’animer des formations
• Capacité d’analyser
• Capacité d’animer des réunions
• Avoir un maximum d’autonomie et principalement orienté vers les objectifs

• Français courant,
• Kirundi,
• Swahili;
• Anglais serait un plus