The purpose of the Global Health Supply Chain (GHSC) – Procurement and Supply Management (PSM) project is to ensure uninterrupted supplies of health commodities in support of USG-funded public health initiatives around the world. The project provides direct procurement and supply chain management support to the President’s Emergency Plan for AIDS Relief (PEPFAR), the President’s Malaria Initiative (PMI), and Population and Reproductive Health. In supporting USG-funded global health activities, PSM will develop and manage a wide array of services for health commodity procurement and related systems strengthening technical assistance encompassing different elements of a comprehensive supply chain.

At the country level, PSM supports country strategies and priorities that fall under the following three project objectives:

• Global Commodity Procurement and Logistics
• Systems Strengthening Technical Assistance
• Global Collaboration to Improve Long-Term Availability of Health Commodities

Le but de la Chaîne d'Approvisionnement Mondiale dans le domaine de la Santé – Le projet de Gestion de l'Approvisionnement et des Achats (PSM en sigle anglais) est d'assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé pour appuyer des initiatives de santé publique financées par le gouvernement Américain à travers le monde. Le projet prévoit l'achat direct et un soutien de la gestion de la chaîne d'approvisionnement au Plan d'Urgence du Président Américain pour la Lutte contre le Sida, à l'Initiative du Président contre le Paludisme et Population et Santé Reproductive. En appuyant les activités de santé mondiale financées par le gouvernement Américain, PSM (Gestion de l'Approvisionnement et des Achats) développera et gérera un large éventail de services pour l'approvisionnement des produits de santé et des systèmes connexes renforçant l'assistance technique englobant différents éléments d'une chaîne d'approvisionnement complète.

Au niveau des pays, PSM soutient les stratégies de pays et les priorités qui relèvent des trois objectifs du projet suivants:

• Logistique et Achats des Produits de Base à l'échelle Mondiale
• Renforcement des Systèmes d'Assistance Technique
• Collaboration à l'échelle Mondiale pour Améliorer la Disponibilité à Long Terme des Produits de Base de la Santé

• As Activity and Administrative Coordinator for the GHSC-PSM Burundi Program, the employee is responsible for the following principle duties and responsibilities:
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• In coordination with the relevant technical team, as well as the finance and operations team, coordinate logistics for all project-related events, which will include trainings, workshops, etc.
• In collaboration with the technical team, develop budgets and operational requirements for project activities and present this information to the finance and operations team per a previously agreed upon schedule.
• Maintain project office calendar of activities.
• Develop a database of venues, caterers, etc. for future project activities and work with the operations team to develop vendor payments systems.
• Draft and distribute letters of invitation for project events using the appropriate branded letterhead.
• Assist the technical team in developing presentations and other content for workshops and trainings. Ensure that these documents are appropriately branded.
• Assist technical staff in arranging travel, visas, hotel accommodations, project drivers’ schedules, and customs expeditors for all project-related travel and events.
• Maintain administrative systems, including but not limited to, communication logs and filing systems.
• Record meeting minutes at all pertinent meetings and distribute to appropriate team members, as requested.
• Coordinate logistics for all program events, including conferences and trainings.
• Maintain basic office systems and develop/implement accompanying procedures.
• Maintain and stock office supplies and work with the Procurement Assistant to process supply orders.
• Maintain inventory report up to date and notify any necessary reparation.
• Maintain up to date the generator’s maintenance tracking system
• Prepare all requested program documents and letters in Word as required.
• Provide any other administrative support such as filing, copying, completing errands as assigned by leadership to ensure efficient support to the project.
• Oversee transport booking arrangement for project staffs including checking weekly vehicle log book.
• Supervise project drivers and office cleaner.
• Perform additional tasks as required by the Operations Manager and project leadership.
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• Comme Coordonnateur des Activités et Administration du Programme GHSC-PSM Burundi, l'employé est responsable des principaux rôles et responsabilités suivants :

·         En coordination avec l'équipe technique pertinente, ainsi que l'équipe des finances et des opérations, coordonner la logistique pour tous les événements liés au projet, y compris des formations, des ateliers, etc.

·         En collaboration avec l'équipe technique, élaborer des budgets et des besoins opérationnels pour les activités du projet et présenter cette information à l'équipe des finances et des opérations par un accord préalable sur le calendrier.

·         Maintenir le calendrier des activités au bureau de projet.

·         Elaborer une base de données de lieux, de traiteurs, etc. pour les futures activités du projet et travailler avec l'équipe des opérations pour développer des systèmes de paiement des fournisseurs.

·         Rédiger et distribuer des lettres d'invitation pour les événements de projet à l'aide d’un papier à en-tête marqué.

·         Aider l'équipe technique à élaborer des présentations et autres contenus pour des ateliers et des formations. S’assurer que ces documents sont marqués de manière appropriée.

·         Aider le personnel technique dans l'organisation de voyages, les visas, les hébergements en hôtel, les horaires des conducteurs de projet, et expéditeurs de douane pour tous les voyages et les événements liés au projet.

·         Maintenir les systèmes administratifs, y compris mais sans s'y limiter, les journaux         de communication et des systèmes de classement.

·         Enregistrer tous les comptes rendus pour toutes les réunions pertinentes et distribuer aux membres de l'équipe indiqués comme demandé.

·         Coordonner la logistique pour tous les événements du programme, y compris des conférences et des formations.

·         Maintenir des systèmes de bureautique de base, et de développer / mettre en œuvre des procédures d'accompagnement.

·         Maintenir fournitures de stock de bureau et travailler avec l'Assistant des Services d’Achats pour traiter les commandes d'approvisionnement.

·         Maintenir le rapport d’inventaire à jour et signaler toute réparation et entretien nécessaire tant pour le bureau que pour les équipements

·         Maintenir le système de suivi des entretiens du groupe électrogène et son approvisionnement en carburant

·         Préparer tous les documents et les lettres de programme demandées dans Word au besoin.

·         Fournir tout autre appui administratif tel que le classement, la photocopie, ainsi que des courses qui lui sont assignées par la direction pour assurer un appui efficace au projet.

·         Superviser l’arrangement de réservation des services de transport pour le personnel du projet, y compris la vérification hebdomadaire des carnets de bord des véhicules.

·         Superviser les Chauffeurs du projet et l’agent de nettoyage.

·         Effectuer des tâches supplémentaires tel que requis par le Directeur des Operations et Finance  et la direction du projet.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty and responsibility satisfactorily. The qualifications listed below are representative of the required knowledge, skills, and/or abilities needed to perform the principal duties.

·         At least four years of experience in project administration and event planning.

·         Diplome in Management and Administration, Economics, Accounting or Financial management, Business Administration or diploma in a similar field required, License preferred.

·         Experience in USAID-funded public health programs in a developing country context.

·         Ability to work with cooperating partners in implementing complex programs.

·         Excellent interpersonal and?writing and oral communications skills; proven diplomatic and public relations skills.

·         Demonstrated leadership, versatility, and integrity.

·         Master of French required; professional proficiency in English preferred.

Pour effectuer ce travail avec succès, une personne doit être en mesure d'accomplir chaque mission et responsabilité essentielle de manière satisfaisante. Les qualifications énumérées ci-dessous sont représentatives des connaissances requises, les compétences, et / ou les capacités nécessaires pour exécuter les tâches principales.

·         Au moins quatre ans d'expérience dans l'administration du projet et la planification   des événements.

·         Diplôme de Licence en gestion et Administration, Economie, Finance ou comptabilité, Administration des Affaires ou Diplôme dans un domaine similaire).

·         L'expérience dans les programmes de santé publique financés par l'USAID dans un           contexte de pays en développement.

·         Capacité à travailler avec des partenaires coopérant à la mise en œuvre des       programmes complexes.

·         Excellentes compétences interpersonnelles et en communications écrite et orale, compétences prouvées en matière de relations diplomatiques et publics.

·         Preuve de leadership, de polyvalence et d'intégrité.

·         Maîtrise du français requise; compétence professionnelle en anglais souhaitée.

Le lieu d'affectation est Bujumbura, Burundi avec missions intermittentes dans tout le pays.

The Activity and Administrative Coordinator will report directly to the Operations and Finance Director or his/her designee.

Chemonics International strives to comply with Article 18 of Law N° 1/01 du 23 Janvier 2017 that states that “the recruitment of local personnel must be done in a manner that respects the ethnic and gender balances included in the Constitution of the Republic of Burundi.”

Interested candidates are requested to complete the online form at the following address :

Le Coordonnateur d’Activités et Administration répondra directement au Directeur des Opérations et des finances ou toute personne désignée par celui-ci.

Chemonics International s'efforce de respecter l’Article 18 de la Loi N° 1/01 du 23 Janvier 2017 qui dit que « le recrutement du personnel local doit se faire dans le respect des équilibres ethniques et de genre disposé dans la Constitution de la République du Burundi. »

Les candidats intéressés sont priés de remplir le formulaire en ligne à l'adresse suivante :