Salaire de base : 853 600 BIF mensuel

Autres avantages : congés payés, indemnité logement, indemnité de déplacements, allocations familiales, prise en charge des soins de santé (employé et dépendants).

MISSION GENERALE :

Sous la supervision directe du Responsable Equipe Support, le(la) Chargé(e) de suivi et d’appui aux partenaires apporte le meilleur soutien possible aux partenaires de la Fondation Terre des hommes (Tdh) dans le cadre de l’élaboration et la mise en œuvre des projets. Il/Elle garantit la bonne mise en œuvre des conventions signées avec les partenaires des projets et est l’interlocuteur-rice privilégié-e des associations partenaires d’un point de vue administratif et financier.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Représenter le savoir-faire et partager les compétences de Tdh auprès des partenaires ;

Former et/ou accompagner et/ou conseiller les partenaires sur l’élaboration et la mise en œuvre de leurs projets d’un point de vue administratif et financier ;

Veiller au respect de l’application des conventions signées entre Tdh et les partenaires ; garantir la bonne gestion des ressources financières et fonds alloués ;

Contribuer à la capitalisation et promotion des bonnes pratiques auprès des partenaires.

PRINCIPALES TACHES

La liste des tâches ci-dessous est présentée à titre indicatif et peut être amenée à évoluer en fonction des besoins des projets et de l’organisation.

1.       Suivi administratif, comptable et financier des partenaires

-          En lien avec les équipes Support, contribue à l’élaboration des conventions et des avenants avec les partenaires ;

-          Participe à la contractualisation des partenaires et présente la convention et outils de suivi-évaluation prévus pour chaque partenaire/initiative (annexes des conventions) ;

-          Donne son appui dans la préparation des budgets par les partenaires et s’assure de leur conformité avec les procédures et formats internes à Tdh ;

-          S’assure de la bonne application des conventions signées par les partenaires et du respect des règles bailleurs afférentes ;

-          Appui les partenaires dans l’application des procédures administratives et financières (ex : passations de marché) ;

-          Assure la remontée des pièces justificatives conformément au planning de reporting accepté par le partenaire ;

-          Valide la conformité des pièces justificatives et émet une première analyse de la cohérence entre les rapports narratifs et financiers intermédiaires et finaux ;

-          Fait une première analyse des rapports financiers intermédiaires et finaux et s’assurer du bon archivage des pièces comptables et administratives des partenaires ;

-          Coordonne avec l’équipe Support l’enregistrement correct et régulier des rapports des partenaires dans SAGA.

2.       Renforcement et accompagnement des Partenaires

-          Veille au respect des procédures administratives et la conformité de la documentation fournie vis-à-vis de la législation nationale ;

-          Participe à l’évaluation des besoins et au renforcement continu des capacités des partenaires, sur le plan organisationnel, opérationnel et structurel relatif au volet financier et administratif ;

-          Contribue à l’appui méthodologique et l’orientation des partenaires retenus, dans le suivi administratif et financier de leur projet ;

-          Contribue à la conception des outils et la formation du personnel administratif et financier des partenaires sur le suivi-évaluation budgétaire ;

-          Appui les partenaires dans l’élaboration de leur budget et suivi comptable et financier, lors de visites sur le terrain ;

-          En lien avec l’équipe programmes, communique sur l’avancement des activités mises en œuvre par les partenaires, les problèmes rencontrés, les risques évalués, etc. et propose des solutions.

3.       Reporting et communication

-          Fournit un reporting régulier à la Responsable des équipes Support, au Coordinateur des Programmes et au/ à la Chef/fe de Délégation (rédige un compte-rendu après chaque visite terrain ou réunion avec les partenaires) ;

-          Contribue à l’élaboration des rapports financiers liés au projet, internes et externes, notamment rapports financiers à l’attention des bailleurs, selon les échéances prévues ;

-          Contribue à la communication interne et externe, vis-à-vis de l'ensemble des parties prenantes des projets mis en œuvre, notamment les partenaires de mise en œuvre ;

-          Participe aux réunions et visites lors des audits des projets. Il sera garant de l’exhaustivité de la documentation relative aux partenaires.

QUALITES ET OBJECTIFS ATTENDUS

Titulaire d’un diplôme universitaire en Administration, Economie ou domaine similaire ;

Expérience de 2 ans minimum à un poste similaire idéalement dans le secteur de l’aide humanitaire ;

Excellente maitrise de l’outil informatique obligatoire notamment des logiciels Excel, Word et Outlook ;

Très bonne communication interpersonnelle, diplomatie, écoute

Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires

Capacité à traiter beaucoup d’information, de synthétiser et vulgariser de l’information financière et administrative complexe

Capacités rédactionnelles

Capacité à animer une réunion ou une formation, être un formateur de formateurs

Ouverture d’esprit et flexibilité

Rigueur, bonnes capacités d’organisation et de planification et capacité à travailler en autonomie

Capacités d’adaptation et d’apprentissage de nouvelles méthodologies de travail et nouveaux domaines de connaissances et compétences

Mobilité : Capacité à effectuer des déplacements réguliers sur tout le territoire

Fort degré d’engagement

COMMENT POSTULER :

Les candidats intéressés par cette annonce sont priés d’envoyer leurs dossiers de candidature composées de :

1. Une lettre de motivation adressée à Madame la Cheffe de Délégation de la Fondation Terre des hommes Burundi ;
2. Un curriculum vitae actualisé ;
3. Des photocopies des diplômes certifiées conformes aux originaux ;
4. Copie des attestations de services rendus (certificats de travail) ;
5. Extrait du casier judiciaire ;

6.       Les coordonnées détaillées de 3 personnes référence (noms, position, lien pendant la collaboration, téléphone et Email) ;

Ces documents doivent obligatoirement être soumis électroniquement à travers l’adresse suivant : bdi.recruitment@tdh.ch avec mention « Candidature au Poste de Chargé de Suivi et d’appui aux Partenaires » au plus tard, vendredi 08 Avril 2022 à 23h59min

Tdh est un employeur qui valorise la diversité et l’inclusion. Les candidatures féminines et de toute minorité  encouragées.

Pour la Fondation Terre des hommes Burundi

Alice QUAGLIATO

Cheffe de délégation

Code Global de Conduite et Politiques de la Gestion des Risques de la Fondation Terre des hommes :

·      S’engage à respecter le Code Global de Conduite et à reporter systématiquement toute violation au Code à travers la procédure de signalement de la Fondation Terre des hommes : éveiller les consciences au sein de la Fondation sur la violence et les abus, et les droits qui en découlent, à l’égard des enfants, des membres des communautés et de nos propres employés

·      S’engage à respecter les Politiques de la Gestion des Risques, incluant : les politiques de Sauvegarde (Politique de Sauvegarde de l’Enfant, Politique contre la Protection de l’Exploitation et des Abus Sexuels, Directive sur les Comportements Abusifs au Travail), Politique de Sûreté/Sécurité et Politiques Anti-Fraude/Corruption et de Prévention contre le Financement des Activités Criminelles

·      S’engage à réduire le risque d’abus en élaborant une culture de management ouverte et éclairée au sein de l'organisation et dans notre travail auprès des enfants et des communautés dans lesquelles nous intervenons.