Demande d'emploi

 

POSTE : RESPONSABLE APROVISIONNEMENT  

Département : LOGISTIQUE

Lieu d’affectation : BUJUMBURA

Personne de référence : COORDINATEUR LOGISTIQUE

 

WeWorld-GVC est une organisation laïque et indépendante italienne œuvrant depuis 1971 dans la coopération internationale et l'aide humanitaire. Présent dans 29 pays avec 128 projets, WeWorld-GVC intervient dans les domaines d'assistance suivants: droits de l'homme (égalité des sexes, prévention et lutte contre les violences faites aux enfants et aux femmes, migration), aide humanitaire (prévention, secours d'urgence et réhabilitation), sécurité alimentaire, accès à l'eau, à la santé et à l'hygiène, à l'éducation, et au volontariat international. WeWorld-GVC travaille principalement avec les filles, les garçons, les femmes et les jeunes, acteurs du changement dans chaque communauté pour un monde plus juste et plus inclusif. Rejoindre l'équipe WeWorld-GVC, c'est faire partie du développement d'une organisation dynamique où la contribution de chaque membre du personnel est valorisée et travaillant ensemble à la réalisation collective d'objectifs et de vision partagés.

WeWorld-GVC est présent au Burundi depuis 1995 et actuellement actif dans 12 des 18 provinces du pays. Au cours de ces 25 ans de présence continue dans le pays et grâce au financement de différents bailleurs de fonds (ECHO, Coopération Italienne, USAID, UNICEF, FAO, WFP, Ambassade des Pays Bas, GIZ, DUE, UNHCR), WWGVC a réalisé des actions dans le secteur de la santé, nutrition, sécurité alimentaire, énergie ou encore EHA.

Dans le cadre de ses acivites , WWGVC recherche à recruter un responsable approvisionnement  qui sera  basé à Bujumbura avec des visites de terrain fréquentes.

MISSION / OBJECTIF GÉNÉRAL DU POSTE

Le Responsable Approvisionnement a la responsabilité de la gestion des achats / stock et transports des biens au niveau de la mission.

Il a comme objectif principal la réalisation des achats, gestion des stocks et des transports de la Mission, en accord avec les procédures WW-GVCI et Bailleurs de Fonds

Il est secondé dans son action par l’assistante responsable approvisionnement, basée à Bujumbura, et un stagiaire en charge de l’archivage plus un Chargé de stock. Il aura comme appuie technique le support du Coordinateur logistique. Le Responsable Approvisionnement travaille sous la supervision directe du Coordinateur Logistique. Il apporte un soutien technique aux différentes bases de la mission.

1. Définition des tâches inhérentes à la fonction :

Objectif 1 : Relations fournisseurs :

• Se familiariser avec le contexte commercial local ;
• Analyser le marché local et éventuellement régional ;
• Identifier les fournisseurs potentiels ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs ;
• Négocier les prix ;
• Assurer la mise à jour de la liste des prix et fournisseur en fonction de l’évolution du marché ;
• En collaboration avec le coordinateur logistique, mettre en place un fichier fournisseurs et en assurer sa mise à jour ;

Objectif 2 : Respect des procédures d’achat :

• Respecter les procédures d’achat WW-GVC, relatives au tableau des passations de marché (appel d’offre, procédure négociée, comparaison de devis, achat direct) ;
• S’appuyer sur les plans d’achat et/ou les PPP pour la réalisation des achats, et s’assure que ceux-ci soient à jour ;
• En collaboration avec le coordinateur logistique, élaborer l’ensemble des contrats ;
• S’assurer de la mise à jour des contrats cadres ;

En détail :

        Mise en œuvre du processus avant achat

• Collecter et consolider les demandes de devis ;
• Informer les acheteurs des devis à effectuer ;
• S’assurer de la procédure en vigueur et informer les acheteurs ;
• Récupérer les demandes de devis établies auprès des acheteurs ;
• Etablir la grille de sélection fournisseur en comité de sélection ;
• S’assurer du respect des procédures des dossiers d’achats (cotations, grilles de sélection fournisseurs, contrats fournisseurs, proforma, copie de la facture, remise de l’original de la facture à l’administration ainsi que la copie du dossier achat, et tout échange email lie à l’achat) tous les documents mentionnés doivent être validés par la hiérarchie ;
• En collaboration avec le Coordo. Log, réaliser les appels d’offres ;
• Intégrer au dossier de cotations toutes informations complémentaires (échanges mail, certificats, contrat,) etc.
  
  Mise en œuvre du processus d’achat
• S’assurer de la conformité des DA/BC ;
• Selon les montants, valider les documents suivants : demandes d’achat, demandes de cotation, bon de commande, contrat, etc. par le Coordinateur logistique / CDM / Log siège etc.
• Transmettre les états de besoins à son Assistante ;
• S’assurer de la mise à jour du suivi des achats ;
  Mise en œuvre des achats consolidés
• Préparer les dossiers de demandes de devis et appels d’offre ;
• En collaboration avec le Coordinateur Logistique, et son Assistante, réaliser les appels d’offres ;
• Récupérer les demandes de devis établies, auprès de son Assistante ;
• En collaboration avec le Coordinateur logistique, et ou son Assistante, analyser l’ensemble des dossiers achats et s’assurer du montage des dossiers ;
• S’assurer de la vérification de la liste antiterroriste, avant la sélection d’un fournisseur et intégrer le rapport de recherche dans le dossier achat ;
• Participer à la sélection du ou des fournisseurs avec le comité restreint, en s’assurant qu’au minimum le comité soit représenté par, le demandeur, un financier, le Coordinateurs Logistique ;

        Mise en œuvre du processus après achat

• S’assurer de la validation qualité/quantité des achats par le demandeur au moment de l’entrée en stock ou de l’envois sur le terrain ;
• Transmettre le dossier d’achat au comptable, pour paiement et s’assurer du suivi. Selon la procédure appliquée, le dossier d’achat devra contenir les documents nécessaires comme indiqué dans la check-list dossier achat ;
• Collecter le dossier d’achat avec copie des factures ;
• Transmettre le dossier d’achat à son Assistante pour archivage et s’assurer que celui-ci soit scanné avant classement dans le classeur achat ;
• S’assurer que chaque dossier achats soit archivé par Bailleurs / programme ;
• S’assurer du classement des classeurs achats suivant procédures appliquées par WW-GVC ;
• S’assurer de la mise à jour du suivi des achats/ suivi des contrats, et des fichiers de gestion de stock ;

     Objectif 3 : Relations avec les programmes et bases :

• S’assurer de la réalisation des achats dans les délais fixés avec les demandeurs ;
• Transmettre tous les quinze jours aux programmes la liste des prix mise à jour ;
• Envoyer le suivi des achats Bujumbura aux programmes, chaque fin de semaine ;
• Mettre à jour le plan des achats et/ou le PPP tous les mois avec les différents responsables programmes en collaboration avec les logisticiens bases ;
• Organiser avec les Chefs de projet des réunions hebdomadaires de planification des achats ;
• Par l’intermédiaire des Logisticiens base, s’informer auprès des différents responsables programme des caractères spécifiques de certains achats (équipements médical, semences,) etc.
• Participer à la formation des responsables programme / Chefs de projet aux procédures d’achat lors de leur arrivée sur la mission, et apporter un appui technique aux équipes terrains, quand nécessaire ;
• En collaboration avec les différents log base et C. Log effectue des études de marché en rapport aux besoins de chaque base ;

     Objectif 4 : Gestion Transport nationaux et internationaux

• Organiser la réception et l’envoi du matériel pour les différentes bases de la mission quand nécessaire ;
• En collaboration avec le Coordinateur logistique, et transitaire, se charger du dédouanement des frets internationaux ;
• En collaboration avec le C. Log, gérer les dossiers d’exonération auprès du ministère des finances ;
• Réceptionner les achats ;
• En collaboration avec son Assistante, se charger de l’envoi des équipements et matériels vert les différentes bases ;
• En collaboration avec le C. Log, traite les dossiers de dédouanement.
• En collaboration avec son Assistante, envoyer ou réceptionner les matériels, (route et air), en utilisant les formats (Waybill, packing List etc.) et s’assurer de leurs présences lors de la réception de matériel ;
• Lors d’un envoi vers le terrain, s’assurer que les documents suivants soient envoyés à la base destinataire : BL, copie facture, fiche technique, fiche identification équipement, copie DA, BC, Ordre de mission, copie du contrat de transport, et doit avertir le destinataire du départ du transport ;
• S’assurer du suivi du transport du départ, à l’arrivée ;
• Réception des différents matériels achetés, (sauf équipements) et s’assurer de leurs entrées en stock ;

        Objectif 5 : Visite terrain

• Toutes les communications avec les bases doivent se faire en priorité par mail ;
• En collaboration avec le Coordinateur logistique, apporter un soutien technique aux différentes bases de la mission ;
  • Planning mensuel des achats ;
  • Planning des approvisionnements sur une fréquence mensuelle ;
  • Rapport mensuel, centraliser les suivis des achats, et suivi des contrats, les vérifier, corriger si nécessaire, et les transmettre au coordinateur logistique ;
  • Rapport mensuel des stocks, de l’ensemble de la mission, les centraliser, les vérifier, corriger si nécessaire, et les transmettre au coordinateur logistique ;
  • Mise à jour des Plans d’achat, et les transmettre au C. Log ;
  • Rapports ponctuels bailleurs : Rapports Finaux et Pré Finaux bailleurs concernant les procédures achat appliquées pendant le ou les projets, (en relation avec le Coordo Log) ;
  • Participer à l’audit log et à la mise à jour du plan d’action ;
  • Participer à l’ensemble des réunions planifiées par la coordination logistique, et le département Admin ;
  • Participer à la réalisation des budgets logistique pour tous les nouveaux projets (si budget Logistique) ;
  • Participer à la mise à jour du prévisionnel de trésorerie (si prévisionnel de trésorerie) ;Divers.
    • Le respect des protocoles de sûreté et de sécurité de WW-GVC fait partie intégrante de son travail, de ce fait, il sera le premier responsable de sa sécurité et sureté individuel et professionnel.
    • S’engager au respect des procédures internes de l’organisation en suivant le Règlement d’Ordre Intérieur (RoI) et Manuel Opérationnel Local (MoL), ainsi que les Politiques globales de WWGVC (PSEA, Sauvegarde de l’Enfant, Anti-fraude, etc.)
    • Transmettre toutes les informations liées à la sécurité au Coordinateur Logistique.
    • Assurer d'autres responsabilités ou taches qui sont confiées par le Superviseur hiérarchique en fonction des besoins du département.

     

    PROFIL DU CANDIDAT

    Niveau d’études/diplôme spécifique/

    • Bac +4 ou expérience équivalente, formation et expérience ou des connaissances avérées en logistique

    Connaissances spécifiques /techniques souhaitées :

    • Rigueur, sens de l’organisation, honnêteté,
    • Maîtrise des outils bureautiques
    • Connaissance informatique
    • Qualités organisationnelles
    • Suivi budgétaire
    • Connaissance des programmes informatique (Word, Excel, Outlook)
    • Connaissance des langues (Français courant, Anglais, Kirundi /Swahili)

    Expérience préalable nécessaire :

    • Expérience professionnelle humanitaire de 5 ans dans le secteur de la logistique Achat/transport/Gestion de stock,
    • Expérience dans les approvisionnements de médicament, matériel médical serait un plus
    • Expérience en management d’équipe avéré

    Habilitées demandées

    • Sens de la confidentialité
    • Empathie
    • Bonne capacité rédactionnel et orale
    • Bonne capacité de communication et d’adaptation
    • Esprit d’innovation
    • Capacité à animer des formations
    • Capacités d’analyse
    • Capacité à animer des réunions
    • Avoir un maximum d’autonomie et principalement orienté vers les objectifs

    Modalité de soumission :

    Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’envoyer leur dossier comprenant:

    -Un Curriculum Vitae (maximum 3 pages) incluant les coordonnées de 3 références professionnelles

    -La Lettre de motivation (maximum 1 page) adressée à Madame la Représentante Légale de WeWorld GVC

    -La Carte d’Identité Nationale

    -Les copies des diplômes certifiés conformes à l’original

    -Les attestations de services

    Les dossiers sont à envoyer dans un seul document pdf au plus tard par le 29 Mai 2022.

    Par courriel électronique à l’adresse email : bi.recrute@gvc.weworld.it

    L’objet de votre courriel/email doit contenir le nom et prénom de la personne ainsi que le titre du poste, comme suit : « Poste - Nom et prénom ».

     

    Fait à Bujumbura, le 16/05/2022

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