TERMES DE RÉFÉRENCE (TDR)

Assistant(e) en pharmacie – Clinique INEZA

Lieu d'affectation : Clinique INEZA, Colline Gahongore, Commune de Bubanza, Province de Bubanza, Burundi.

Département : Pharmacie / Unité de gestion des médicaments

Supérieur hiérarchique direct : Responsable de la pharmacie / Directeur médical

Personnel supervisé : Aucun

Type de contrat : Full time

Lieu de résidence : La résidence à Bubanza est souhaitable. Toutefois, les candidats disposés à résider à Bubanza pendant les jours ouvrables sont également encouragés à postuler.

1. Présentation de la Clinique INEZA

INEZA BURUNDI, une organisation non gouvernementale (ONG) burundaise agréée par l'Ordonnance ministérielle n° 530/1159 du 12/03/2025, s'apprête à ouvrir une clinique privée de maternité située sur la colline Gahongore, dans la commune de Bubanza, au Burundi.

La clinique sera créée avec une mission clairement définie : permettre aux femmes de Bubanza et des localités environnantes d'accoucher près de chez elles et de bénéficier de soins de maternité de qualité, dans un environnement sûr, digne, respectueux et empreint de compassion, grâce à une équipe compétente et attentive à leurs besoins.

En tant qu'établissement de santé en pleine expansion, la Clinique INEZA prévoit d'ouvrir ses portes au début de l'année 2027. Au cours de sa phase initiale, la clinique offrira des consultations prénatales, des services d'accouchement par voie basse, des soins postnatals et néonatals, des services de planification familiale ainsi que des séances d'éducation sanitaire.

Un système clair de référence et de transfert permettra d'orienter rapidement vers des établissements de santé de niveau supérieur appropriés les patients dont l'état de santé dépasse les capacités actuelles de prise en charge de la clinique.

La clinique dispose d'un plan de développement ambitieux et clairement défini. Vers la fin de l'année 2027 ou au début de l'année 2028, INEZA BURUNDI construira un bâtiment destiné aux interventions chirurgicales, comprenant deux salles d'opération. Cette infrastructure permettra à la clinique d'élargir ses services de santé maternelle et d'assurer les accouchements par césarienne.

Un service de chirurgie de 15 lits, dont la construction est également prévue, permettra à la Clinique INEZA d'offrir d'autres services chirurgicaux et d'accueillir des missions chirurgicales menées par des équipes médicales internationales. Ces équipes fourniront des interventions chirurgicales qui ne sont généralement pas accessibles à la population locale, tout en assurant la formation de leurs homologues burundais.

La construction d'un bâtiment spécialement dédié aux services de santé de l'enfant est également prévue pour 2028.

Notre approche repose sur la formation continue, l'apprentissage collectif et le développement progressif des compétences professionnelles au sein de l'équipe. Nous accordons une priorité particulière à la formation interne afin que les sages-femmes et les autres professionnels de santé qui rejoindront la clinique dès ses premières étapes puissent évoluer avec l'institution et contribuer activement à son développement.

La formation occupe donc une place centrale dans notre approche. Avant l'ouverture de la clinique, une semaine complète de formation et de préparation de l'équipe sera organisée. Celle-ci sera suivie de réunions régulières d'analyse des cas cliniques, d'exercices de simulation des situations d'urgence et de séances de recyclage et de renforcement des compétences.

Notre objectif est de constituer une équipe soudée, compétente, réactive et motivée, engagée dans l'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins.

Au-delà des qualifications professionnelles et de l'expérience, nous recherchons avant tout des personnes motivées et animées par un esprit de compassion, qui s'engagent dans l'apprentissage continu et souhaitent contribuer à un projet de santé ayant un impact significatif sur la communauté.

Nous accordons également une importance particulière à la disponibilité géographique des candidats, en privilégiant les personnes résidant à Bubanza ou disposées à s'y installer pendant leurs périodes de travail. Cette disposition vise à favoriser la continuité des soins, la ponctualité, la disponibilité du personnel et une bonne cohésion au sein de l'équipe.

2. Résumé du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) en pharmacie qui accorde une grande importance à l'ordre, à la rigueur et à la précision dans son travail.

À la Clinique INEZA, la pharmacie joue un rôle essentiel en permettant que chaque prescription médicale aboutisse à la mise à disposition du médicament approprié au patient.

Sous la supervision du professionnel de santé responsable, le/la titulaire du poste sera chargé(e) de réceptionner, stocker, préparer et enregistrer les médicaments ainsi que les fournitures médicales. Il/elle veillera à ce que chaque produit soit disponible au bon moment, en bon état et dans les conditions de conservation requises.

En tant que membre de l'équipe fondatrice de la clinique, il/elle contribuera également à la mise en place des procédures et des pratiques quotidiennes de la pharmacie, tout en veillant à ce que celles-ci soient sûres, bien organisées et conformes aux politiques de la clinique, à la réglementation nationale et aux bonnes pratiques pharmaceutiques.

3. Responsabilités Principale et tâches

3.1. Assistance à la dispensation des médicaments

• Recevoir les prescriptions médicales et les demandes de médicaments provenant des professionnels de santé habilités.
• Préparer, compter, conditionner et étiqueter les médicaments en collaboration avec l'infirmier(ère) de garde.
• Veiller à ce que chaque étiquette comporte les informations suivantes : le nom du patient, le nom du médicament, la dose, la voie d'administration, la fréquence, la durée du traitement et la date de dispensation.
• Soumettre toute prescription peu claire ainsi que toute question d'ordre clinique au professionnel de santé ou au pharmacien responsable.
• Fournir aux patients des instructions de base concernant le retrait et la prise de leurs médicaments, dans les limites des responsabilités qui lui sont autorisées.

3.2. Stockage et gestion des stocks

• Réceptionner les médicaments, les vaccins, les consommables et les fournitures médicales.
• Vérifier chaque livraison en la comparant à la facture et au bon de commande.
• Classer les produits selon leur forme pharmaceutique, leur catégorie thérapeutique et leur ordre alphabétique, tout en respectant le principe FEFO (First Expiry, First Out), qui consiste à faire sortir en premier les produits dont la date de péremption est la plus proche.
• Surveiller attentivement les dates de péremption, les produits endommagés, les ruptures de stock et les situations de surstockage.
• Veiller à ce que les espaces de stockage restent propres, bien organisés et sécurisés.
• Contrôler régulièrement la température du réfrigérateur destiné à la conservation des produits thermosensibles.

3.3. Contrôle des stocks et tenue des registres

• Tenir à jour et avec précision les fiches de stock, les registres journaliers de dispensation, les rapports de consommation, les listes des produits proches de la péremption, les registres de réquisition et de réception ainsi que le rapport mensuel de la pharmacie.
• Vérifier quotidiennement la disponibilité des médicaments essentiels.
• Effectuer un inventaire physique des stocks chaque mois.
• Signaler toute rupture de stock, perte ou présence de produits périmés.

3.4. Sécurité et assurance qualité

• Maintenir les conditions d'hygiène et respecter les procédures de prévention et de contrôle des infections.
• Assurer l'élimination des médicaments périmés conformément aux directives en vigueur.
• Participer aux activités d'amélioration continue de la qualité des services.
• Signaler immédiatement toute erreur médicamenteuse ou tout incident lié à la sécurité des médicaments.

3.5. Travail en équipe et tâches administratives

• Participer aux réunions du service de pharmacie.
• Contribuer à la préparation des rapports mensuels de consommation des médicaments.
• Appuyer les activités de prévision des besoins en médicaments et de planification des approvisionnements.
• Participer aux audits de la clinique et aux activités liées à son accréditation.
• Garantir la confidentialité des informations relatives aux patients et de leurs prescriptions médicales.
• Faire preuve de disponibilité et de volonté d'apprendre à mesure que de nouveaux services seront mis en place au sein de la clinique.

4. Qualifications requises

• Être titulaire d'un certificat en assistance pharmaceutique, de technicien(ne) en pharmacie ou en sciences pharmaceutiques, délivré par un établissement de formation reconnu.

5. Expérience professionnelle requise

• Une expérience professionnelle d'au moins 1 à 2 ans dans les activités liées au fonctionnement d'une pharmacie est souhaitée.
• Avoir une expérience en gestion des stocks de médicaments, en dispensation des médicaments, dans l'application des procédures pharmaceutiques en établissement de santé et dans la gestion des inventaires.
• Une expérience de travail en milieu hospitalier constitue un atout.

6. Connaissances et compétences

• Connaissance de la gestion des médicaments essentiels et de l'interprétation des prescriptions médicales.
• Maîtrise des systèmes de gestion des stocks pharmaceutiques et des conditions de conservation des médicaments.
• Connaissance des principes de prévention et de contrôle des infections.
• Bonne compréhension des principes de confidentialité et des droits des patients.
• Maîtrise des fonctions de base de Microsoft Excel ; la capacité à utiliser des systèmes électroniques de gestion des informations sanitaires constitue un atout.
• Maîtrise du kirundi et du français ; la connaissance de l'anglais constitue un atout.

7. Qualités personnelles

• Intégrité et sens des responsabilités.
• Sens aigu du détail et de la précision : être capable de repérer une erreur de dosage, une concentration incorrecte ou une boîte de médicaments dont la date de péremption est proche.
• Bonnes capacités de communication.
• Esprit d'équipe et capacité à collaborer efficacement avec les médecins, les infirmiers et les sages-femmes.
• Engagement réel en faveur de la sécurité des patients.

8. Horaires de travail et lieu de résidence

• Poste à temps plein ; les horaires seront organisés en fonction des besoins opérationnels de la Clinique INEZA.
• Le/la titulaire du poste pourra être amené(e) à participer aux activités d'appui en cas d'urgence, selon les besoins.
• La résidence à Bubanza constitue notre préférence.
• Veuillez préciser dans votre dossier de candidature votre lieu de résidence actuel et indiquer si vous êtes en mesure d'être à Bubanza dès la semaine de formation prévue au début du mois de décembre 2026.

9. Avantages

• Assurance maladie.
• Congés payés.
• Engagement en faveur de la formation continue et du renforcement des compétences professionnelles.

10. Procédure de candidature

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature soit en ligne, par courrier électronique adressé à Monsieur Amede Niyongere, Directeur pays d'INEZA BURUNDI, à l'adresse suivante: amede.inezaburundi@gmail.com, soit en déposant un dossier physique auprès de Monsieur Oscar Ndikumana, sur le site de la Clinique INEZA Burundi, situé sur la colline Gahongore, zone Mitakataka, commune de Bubanza.

Les dossiers physiques peuvent être déposés du lundi au samedi, entre 9h00 et 16h00.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au vendredi 6 novembre 2026 à minuit.

Les dossiers de candidature doivent comprendre les pièces suivantes :

• Une lettre de motivation ;
• Un curriculum vitae (CV) détaillé ;
• Les copies des diplômes, certificats et attestations pertinents ;
• Les coordonnées de deux personnes de référence.
• Certificat ou diplôme d’assistant ou de technicien en pharmacie.
• Attestations d’expérience en gestion des stocks, dispensation et inventaire (1 à 2 ans d’expérience de préférence).

Pour toute question ou demande d'information complémentaire, n'hésitez pas à contacter l'une des personnes aux coordonnées indiquées ci-dessus.